Per le aziende che devono gestire la fatturazione ricorrente dei servizi, quali ad esempio:
contratti di manutenzione
servizi di assistenza tecnica
quote di sottoscrizione abbonamenti
canoni di locazione
Selly Erp prevede una serie di strumenti specifici per rendere il processo di fatturazione estremamente semplice, veloce e sicuro.
Vediamo ora quali sono gli strumenti necessari per impostare le regole di fatturazione ricorrente.
1) Definire quali articoli verranno gestiti con logica RICORRENTE
2) Creare gli ordini di vendita e attribuire ai servizi ricorrenti le regole di fatturazione e di competenza
3) Procedura di generazione automatica delle fatture ricorrenti
Per prima cosa dobbiamo creare gli articoli che verranno utilizzati nei documenti (ordine di vendita e fattura). Attivando per l'articolo creato l'opzione fatturazione ricorrente.
Dalla procedura Articoli cliccare su + per creare un nuovo articolo:
Impostare i dati nella scheda, in particolare selezionare come tipo articolo SERVIZIO
Inserire il nome, la descrizione e associare la categoria all'articolo
Definire l'unità di misura, il prezzo di vendita e di acquisto, l'aliquota di imposta.
Cliccare su SALVA
Entrare nella sezione IMPOSTAZIONI e spuntare la casella "Fatturazione ricorrente", cliccare nuovamente su SALVA.
Esempio:
Ora cha abbiamo creato l'articolo, possiamo creare l'ordine di vendita e inserire l'articolo nelle righe del documento. Oltre all'articolo ricorrente, nel documento possiamo inserire anche altri servizi che prevedono una fatturazione una tantum.
Questa sezione è fondamentale per impostare i criteri di calcolo e di fatturazione dei servizi ricorrenti.
Vediamo in dettaglio le opzioni presenti in questa sezione del documento:
Frequenza di fatturazione - Annuale, Semestrale, Mensile, Bimestrale, Trimestrale, Quadrimestrale
Forza la scadenza al calendario solare (gen-dic) - questa casella forza il calcolo del periodo all'interno del calendario solare (da gennaio a dicembre). L'utilità di questa funzione è di evitare che la fatturazione ricorrente includa periodi che vanno a cavallo dell'anno.
Esempio: criterio di fatturazione trimestrale. Inizio del ciclo di fatturazione il 1° Novembre. Senza questa casella spuntata, il sistema emetterà una fattura con competenza Novembre, Dicembre, Gennaio. Al contrario con la casella selezionata, il sistema calcolerà la competenza dal 1° Novembre al 31 Dicembre.
Prezzo riferito al periodo di competenza - in questo caso dobbiamo specificare se l'importo indicato nella riga del prodotto è da considerarsi come Mensile, Bimestrale, Semestrale, Annuale, etc. Questo per fornire al sistema le regole di calcolo degli importi nel caso in cui si scelga un'opzione di fatturazione come bimestre, trimestre, quadrimestre.
Esempio: l'articolo prevede un costo mensile di €50 per il contratto di manutenzione. Selezioniamo come frequenza di fatturazione il trimestre. Il sistema dovrà moltiplicare per 3 l'importo mensile per determinale il corretto valore di competenza del periodo.
Criterio di visualizzazione della competenza - questa opzione è necessaria per definire come si intende visualizzare nel documento di stampa (fattura) il periodo di competenza. Si può selezionare "crea una riga per ogni periodo di competenza" o "Visualizza la competenza in un unica riga".
Esempio: scelgo come frequenza di fatturazione il trimestre. Nel documento fattura, posso definire se il cliente dovrà visualizzare 3 righe - Competenza mese 1 - Competenza Mese 2 - Competenza Mese 3 o se invece vogliamo indicare il totale dei 3 mesi i un unica riga della fattura.
Includi servizi non ricorrenti con la prima fattura - selezionando questa casella, il sistema creerà la fattura contenente il servizio ricorrente e (solo per la prima fattura) anche le righe dei prodotti NON ricorrenti.
Data inizio competenza - per ogni articolo ricorrente, si dovrà definire la data iniziale della competenza.
Una volta completato l'inserimento dell'ordine di vendita con le relative impostazioni delle competenze per i servizi ricorrenti, procediamo con l'approvazione dell'ordine per renderlo esecutivo e quindi attivabile dalla procedura di Fatturazione ricorrente.
La procedura si attiva dal menù Amministrazione -> Fatturazione ricorrente. Entrati nella maschera principale, troviamo in alto a destra il campo Data di riferimento, per selezionare il periodo di competenza. Impostando la data, verranno elencati tutti gli ordini per i quali è prevista la creazione delle fatture. In questo modo sarà possibile eseguire dei controlli prima di procedere con la creazione dei documenti. E' inoltre presente il filtro cliente, qualora si desideri visualizzare solo gli ordini da fatturare, relativi a un determinato cliente.
Cliccando sul numero ordine di ogni riga, sarà possibile visualizzare il dettaglio delle righe che verranno inserite nella fattura.
Selezionando la casella di spunta e cliccando su CREA FATTURE, il sistema genererà automaticamente tutte le fatture degli ordini selezionati.
FATTURA GENERATA AUTOMATICAMENTE DALLA PROCEDURA
Le fatture generate con la procedura, includono i riferimenti del periodo di competenza e nel caso di servizi una-tantum le relative righe e importi.
Esempio:
Impostando una data futura nella procedura di fatturazione ricorrente, sarà possibile visualizzare tutti gli ordini previsti per il periodo selezionato.
Nel caso dell'esempio fatto in questa guida, il servizio ricorrente indicato nella prima fatturazione, prevedeva il periodo 1/07/2024 al 30/09/2024. Impostando la data del 2/10/2024, il sistema propone la creazione delle fattura per il periodo 1/10/2024 - 31/12/2024
Di conseguenza la fattura generata per tale periodo avrà la seguente riga:
Come si vede, in questa fattura il sistema non ha inserito la riga del servizio di configurazione iniziale, in quanto era un servizio "una tantum".
