Con la procedura di gestione dei progetti potrai organizzare le attività da fare per ogni progetto cliente o per progetti interni, quindi monitorare lo stato di avanzamento e tenere costantemente sotto controllo la marginalità del progetto.
La gestione progetti può essere utile per aziende che operano in diversi settori, tra questi:
Aziende che offrono servizi IT (Information Technology)
Società di consulenza aziendale e studi tecnici
Agenzie di comunicazione
Aziende commerciali che realizzano progetti su misura (installazione di impianti, arredamenti)
La procedura può essere utile anche a fini del tracciamento dei tempi per la realizzazione di attività interne all'azienda (progettazione di nuovi prodotti, rendicontazione lavori di assistenza tecnica, etc).
La scheda iniziale contiene tutte le informazioni rilevanti del progetto, una panoramica immediata delle attività pianificate, dei tempi previsti e di quelli finora eseguiti, eventuali scostamenti rispetto al budget previsto, la marginalità attuale del progetto, tutti i costi sostenuti e tutti i tempi delle attività rendicontate.
Nella prima colonna della maschera del progetto, troviamo tutti i dati del cliente, del relativo contatto, del responsabile del progetto, un codice, una descrizione, la data prevista di inizio e di fine.
Questo campo prevede 2 opzioni:
A corpo
Consuntivo attività
Con l'opzione a corpo si intende un progetto con attività e importi definiti, mentre con l'opzione consuntivo attività, si intende la gestione di lavori che verranno addebitati al cliente man mano che vengono fatte le attività.
Selezionando il tipo di progetto a corpo, nel successivo campo Importo, andremo ad inserire l'ammontare complessivo dell'importo pattuito con il cliente. In pratica il prezzo finale che il cliente dovrà pagare per la realizzazione del lavoro.
Questo campo prevede 2 opzioni:
Importo fisso
Margine sul prezzo di vendita
Con importo fisso andremo ad inserire la somma di tutti i costi che abbiamo previsto di sostenere per la realizzazione del lavoro (costi delle attività del personale, costi di materiali da acquistare, spese e altro). Con margine sul prezzo di vendita invece, si intende calcolare il costo del progetto in misura della percentuale sul prezzo di vendita. Esempio: prezzo del progetto finale € 10.000, margine sul prezzo di vendita 30%, totale costi previsti per il progetto € 7.000
Una volta inseriti i dati principali del progetto, procediamo con l'inserimento delle attività previste per la realizzazione dei lavori.
Nel pannello attività cliccando su AGGIUNGI ATTIVITA' AL PROGETTO potremo inserire i dati dell'attività: nome attività, responsabile, ore pianificate, costo orario, data di inizio e fine.
E' possibile inserire una descrizione più estesa dell'attività e volendo si possono creare delle checklist per raccogliere dagli utenti che eseguiranno al rendicontazione, eventuali conferme di completamento di specifici task correlati a questa attività.
In questo pannello vengono indicati gli utenti che sono coinvolti nel progetto.
Ci sono due tipologie di utenti:
Utenti interni - utenti abilitati a rendicontare le attività nel progetto e relativo project manager.
Utente esterno - referente del cliente o contatti esterni ai quali si vuole inviare comunicazioni di aggiornamento dei lavori del progetto.
La procedura di rendicontazione è presente direttamente nella scheda progetto, nella apposita sezione RENDICONTAZIONE, oppure per gli utenti abilitati alla sola rendicontazione, nell'apposita procedura, accessibile da menù principale denominata Registro attività.
L'utente dovrà selezionare l'attività oggetto di inserimento, la data, le ore impiegate, la descrizione del lavoro fatto e un'eventuale nota aggiuntiva per il cliente.
Nella sezione SINTESI della scheda di ogni progetto, sono visibili i pannelli con tutte le informazioni importanti per il controllo del progetto e dello stato di avanzamento lavori.
Il pannello indica quante ore di attività sono state fatte in rapporto alle ore pianificate.
Il pannello somma tutti i costi sostenuti finora per l'esecuzione del progetto in rapporto al costo totale previsto (i costi delle attività rendicontate + tutti i costi per spese e acquisti di prodotti/servizi correlati al progetto).
Il pannello riassume tutti gli indicatori principali del progetto, ovvero l'importo complessivo del progetto, l'ammontare delle fatture emesse, l'importo delle fatture scadute, la marginalità prevista in percentuale e valore e la marginalità effettiva attuale.
Nel pannello delle attività vengono indicati i tempi rendicontati per ogni attività, l'avanzamento in percentuale ed eventuali scostamenti, il totale delle ore di attività e relativo costo.
