Questa procedura visualizza tutte le fatture di acquisto che abbiamo ricevuto tramite lo SDI e che sono in attesa di essere registrate. Se abbiamo attivato la procedura di Selly Erp per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche tramite lo SDI, entrando in questa procedura troveremo l'elenco dei documenti che abbiamo ricevuto.
Come possiamo vedere dalla videata sopra, Selly Erp visualizza tutti i documenti relativi alle fatture elettroniche XML che sono arrivate tramite il canale SDI. Sono indicate le date di ricezione, il numero della fattura del fornitore, la data fattura, il canale di ricezione, il numero univoco rilasciato dallo SDI, il nome del fornitore, l'importo della fattura. Per le fatture che hanno allegato il documento in formato PDF, appare l'icona che si può cliccare per visualizzare in anteprima il documento.
L'introduzione della fatturazione elettronica ha portato diversi vantaggi e uno di questi riguarda proprio i tempi di registrazione delle fatture di acquisto. Selly Erp legge direttamente dal file XML tutti i dati della fattura e tramite la maschera di registrazione, dovremo semplicemente decidere come vogliamo registrare appunto il documento. Non dovremo più inserire i dati anagrafici del fornitore in quanto il sistema li legge direttamente dal file XML.
Non solo, Selly Erp terrà conto delle nostre regole di registrazione e per le successive fatture che riceveremo dal medesimo fornitore, ci proporrà automaticamente le regole di registrazione da noi scelte la volta precedente.
Tutto questo per rendere più veloce e precisa la procedura di registrazione.
Per procedere con la registrazione della fattura fornitore è sufficiente cliccare sul numero fattura ed entrare nella maschera di registrazione.
Ci sono 2 modalità di registrazione della fattura di acquisto:
Registrazione multi-riga. Per ogni riga della fattura si dovrà abbinare la regole di registrazione.
Registrazione singola riga. In pratica se la fattura di acquisto è composta da più righe, selezionando questa opzione, la fattura verrà registrata abbinando una unica riga. Procedura più veloce in quanto non si dovranno abbinare le regole su tutte le righe, tuttavia non si potranno fare analisi più dettagliate per singola voce.
Registrazione fattura con opzione multi-riga
Una volta cliccato sul numero di fattura Selly Erp visualizzerà la seguente maschera:
All'apertura della maschera, Selly Erp propone come opzione standard la registrazione di tutte le voci presenti nel documento (multi-riga). In tal caso per ogni riga viene indicato il nome del prodotto, le quantità, il prezzo unitario e totale, l'aliquota IVA.
Quello che dobbiamo fare per procedere con la registrazione è semplicemente selezionare le seguenti voci:
Prodotto o voce di spesa? dobbiamo indicare se vogliamo abbinare alla riga selezionata un'articolo già presente nel nostro sistema o una voce di spesa.
Indicare l'articolo o la voce di spesa. In relazione alla scelta precedente il sistema visualizzerà l'elenco degli articoli o l'elenco delle voci di spesa (1).
Selezionare un cento di costo. Questa voce è opzionale e può servire a chi necessita di categorizzare i costi per determinati centri.(2)
(1) l'elenco delle voci di spesa è disponibile nel menù di configurazione. Selly Erp mette a disposizione una struttura di voci di spesa organizzata per tipologia. Possiamo aggiungere ulteriori voci di dettaglio sulle sezioni desiderate.
(2) I centri di costo sono configurabili sempre dal menù di configurazione. E' opportuno impostare prima l'elenco dei centri di costo prima di iniziare le registrazioni delle fatture di acquisto.
Una volta abbinate le opzioni sopra per ogni riga della fattura di acquisto, sarà sufficiente cliccare il pulsante REGISTRA per completare l'operazione.
Le fatture registrate saranno consultabili nel menù Fatture fornitore.
Per procedere con la registrazione della fattura di acquisto utilizzando l'opzione singola riga, spuntare il flag "registra una singola voce"
In tal caso, come possiamo vedere dalla videata qui sopra, Selly Erp ci visualizza sotto tutte le righe presenti nella fattura e ci chiede di inserire i criteri di registrazione per una singola riga generale. Si dovrà dunque selezionare una voce di spesa ed eventualmente il centro di costo.
Premendo il pulsante REGISTRA si completerà l'operazione e la fattura verrà spostata nell'archvio delle fatture fornitore.
Nel caso in cui riceveremo dal medesimo fornitore una nuova fattura, per le medesime voci registrate in precedenza, Selly Erp proporrà automaticamente le voci di registrazione.
Se non utilizziamo la funzione di ricezione delle fatture da SDI di Selly Erp e quindi le fatture di acquisto non possono arrivare direttamente nel sistema, possiamo utilizzare la procedura manuale di caricamento delle fatture fornitore in formato XML. In tal caso sarà necessario creare un archivio ZIP con tutte le fatture XML che desideriamo importare nel sistema e utilizzando l'icona seguente:
Procederemo al caricamento delle fatture. Una volta visualizzate le fatture nell'elenco procederemo con la registrazione come descritto nei paragrafi precedenti.
