La creazione dei preventivi è una delle attività di vendita più importanti. I venditori e in generale tutti gli addetti alle vendite dedicano molto tempo alla gestione dei preventivi. Non è infatti sufficiente creare il preventivo e inviarlo al cliente, bisogna gestire le azioni di follow-up, gestire eventuali modifiche e controllare tutti i preventivi aperti per trasformarli il prima possibile in veri e propri contratti di vendita.
Selly Erp è stato progettato per aiutarci in tutta la gestione operativa delle vendite e per i preventivi ci mette a disposizione molteplici strumenti che andremo a scoprire con questa guida.
Possiamo creare rapidamente il preventivo direttamente dall'opportunità di vendita. Questo è molto comodo in quanto basterà inserire i prodotti nell'opportunità e con un semplice clic generare il preventivo da inviare al cliente.
Questo flusso di vendita è quello più utilizzato dai venditori che organizzano il proprio lavoro utilizzando appieno le funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti presenti in Selly Erp.
Per creare il preventivo dall'opportunità dobbiamo entrare nella scheda dell'opportunità, entrare nella sezione ARTICOLI e inserire gli articoli oggetto della proposta.
Una volta inseriti gli articoli, sarà sufficiente cliccare sul pulsante "CREA PREVENTIVO/ORDINE"
Il sistema chiede conferma e propone di aggiornare lo stato dell'opportunità:
Confermando l'operazione, si arriva direttamente nella maschera del preventivo con tutti i dati precaricati:
NOTA: Ovviamente si può creare un preventivo direttamente dal menù senza dover necessariamente crearlo da un'opportunità.
Dalla maschera del preventivo è possibile modificare tutti i campi del documento, modificare termini di pagamento, aggiungere articoli etc.
Una volta completato il documento, cliccando su SALVA si passa alla visualizzazione del preventivo in anteprima.
Cliccando sull'apposita icona, si apre la finestra per l'invio della mail con il preventivo. Il sistema inserisce automaticamente la mail del destinatario, e utilizzando la funzione "inserire allegato come link nel testo" verrà inviata la mail con il link di apertura del documento.
Utilizzando la funzione di inserimento del link, Selly Erp potrà tracciare l'azione di apertura del preventivo da parte del cliente. Questo è molto utile per avere conferma dell'avvenuta ricezione e relativa apertura del documento. Direttamente dal preventivo infatti, Selly Erp indica se il documento è stato aperto e l'ultima data e ora di apertura.
Osservando il documento preventivo, in alto a destra è presente la mappa del flusso che ci indica a che punto siamo.
Nell'esempio sopra possiamo vedere che il preventivo è stato inviato al cliente.
E' frequente la richiesta dei clienti di apportare modifiche al preventivo fatto. Per gestire queste variazioni Selly Erp ci mette a disposizione appunto la funzione revisioni che si attiva cliccando l'icona di seguito indicata:
Una volta cliccata l'icona il sistema ricarica il documento inserendo il numero di revisione:
A questo punto è sufficiente andare in modifica del preventivo e apportare tutte le modifiche richieste dal cliente. Nell'esempio sopra abbiamo aggiunto una nuova riga e modificata la quantità di un prodotto.
Ripeteremo dunque la procedura di invio email, come da paragrafi precedenti. Come si può vedere dalla videata sopra, è apparso il tab REVISIONI. Entrando in tale sezione troveremo infatti la cronologia di tutte le revisioni fatte del nostro preventivo. Questa funzionalità è molto utile in quanto ci consente di non perdere nessuna informazione e di ricostruire nel tempo tutto il flusso di gestione del preventivo.
Il preventivo è un documento di vendita strategico, il cliente infatti valuta la nostra proposta anche dal modo con cui presentiamo il nostro documento e soprattutto dalle informazioni che trova nella proposta. Spesso non è sufficiente inviare al cliente i dettagli economici dei prodotti/servizi offerti. In molti casi abbiamo l'esigenza di accompagnare alla parte economica una descrizione estesa con immagini e testi formattati con stili e paragrafi costruiti per rendere la proposta accattivante e di bella presentazione. Per aiutarci in questo Selly Erp mette a disposizione due importanti strumenti:
La funzione allegati con l'unione del documento allegato alla parte economica
La scheda prodotto che viene allegata al preventivo.
1) Funzione allegati con unione di uno o più documenti alla parte economica
Questa opzione risulta particolarmente utile quando abbiamo l'esigenza di associare alla nostra proposta economica dei documenti che variano volta per volta. Potrebbero essere dei documenti di testo che includono una relazione specifica per il cliente, un documento con immagini per fornire ulteriori dettagli al cliente.
Il flusso di lavoro è il seguente:
Creo il preventivo con Selly Erp come visto nei paragrafi precedenti
Preparo il documento in formato PDF che intendo allegare al preventivo. In questo caso posso preparare un unico pdf multi-pagina o selezionare diversi pdf
Il sistema li unisce in un unico documento finale. Quindi al cliente arriverà un solo PDF con all'interno tutte le pagine.
Clicchiamo sull'icona di seguito indicata:
Si aprirà la finestra di gestione degli allegati. Sulla colonna di sinistra abbiamo il pulsante per caricare il documento PDF (solo pdf) e per decidere se il documento lo vogliamo inserire prima della parte economica o dopo la parte economica.
Il risultato finale sarà un unico pdf con all'interno l'unione di tutti i documenti allegati che abbiamo caricato nella sezione. Al cliente arriverà dunque un unico documento con tutte le pagine che compongono il preventivo completo della parte economica e della parte descrittiva.
2) La scheda prodotto che viene allegata al preventivo.
Questa seconda opzione è molto utile per chi necessita di allegare una scheda prodotto dettagliata per ogni articolo presente nel preventivo. In pratica dalla scheda anagrafica dell'articolo nella sezione scheda prodotto, carichiamo il documento PDF che contiene le specifiche tecniche dell'articolo e spuntiamo la voce "includi nella stampa del preventivo/ordine".
A questo punto sarà sufficiente inserire l'articolo nel preventivo e Selly Erp automaticamente associerà il documento PDF nel documento finale.
Quando riceviamo conferma dal cliente che ha accettato il nostro preventivo, su Selly Erp dovremo semplicemente cliccare l'apposito pulsate "SEGNA COME ACCETTATO" per chiudere il nostro flusso di gestione del preventivo e quindi passare il tutto all'amministrazione che proseguire nel processo di gestione degli ordini.
Se il cliente ci comunica che non ha scelto la nostra soluzione, allora "ahimè" dovremo etichettare il preventivo come Rifiutato, cliccando sui 3 puntini che si trovano vicino all'icona ingranaggio.
Per una costante attività di controllo e supervisione sullo stato dei preventivi, possiamo utilizzare le griglie di visualizzazione con gli opportuni filtri e stati dei documenti. Per esempio possiamo creare un filtro per visualizzare tutti i preventivi che hanno come data di validità il mese corrente e quindi attivare delle specifiche azioni di follow-up.
