I contatti sono le persone con le quali abbiamo delle relazioni di business. A differenza dei potenziali, utilizzeremo la tabella dei contatti per inserire i dati di persone con le quali abbiamo già avviato un business, quindi sono persone collegate ad aziende che sono nostri clienti o con i quali abbiamo in corso delle opportunità commerciali.
L'elemento centrale di qualsiasi sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM = Customer Relationship Management) sono proprio le persone. Utilizzare bene la procedura dei contatti è dunque molto importante per sviluppare una strategia di relazione e attenzione alle esigenze dei nostri clienti.
Quando si crea un nuovo record nella tabella dei contatti, Selly Erp apre una maschera organizzata in tre pannelli:
Nel pannello di sinistra troviamo tutti i campi che compongono la scheda anagrafica e i campi di qualificazione, le origini del potenziale, lo stato di gestione etc.
Nel pannello centrale si trova la sintesi delle attività di interazione fatte con la persona e la timeline con la cronologia di tutte le attività svolte (note, mail, appuntamenti, telefonate, compiti) e di tutte le transazioni di documenti che riguardano il contatto (opportunità, preventivi, ordini, etc)
Nel pannello di destra si trovano le opportunità aperte, note, attività pianificate, link ai documenti gestionali, eventuali documenti allegati.
Il contatto può essere collegato ad un'azienda e ovviamente un'azienda potrà avere più contatti associati.
Nella scheda anagrafica del contatto sono disponibili una serie di campi utili per mappare il flusso di gestione della relazione. Per esempio il campo stato è utile per capire se la relazione con il contatto è ancora attiva o meno. Altri campi come il ruolo, l'interesse del contatto, il tipo di contatto possono contribuire a fornirci un profilo più dettagliato del nostro referente.
Con Selly Erp è inoltre possibile aggiungere campi personalizzati nella tabella del contatto e quindi estendere la struttura con informazioni specifiche.
Nella scheda del contatto troviamo uno strumento molto importante per la gestione delle attività di vendita. Nella sezione centrale della scheda contatto infatti è possibile inserire attività quali:
Telefonate
Appuntamenti
Compiti da fare
Questi strumenti ci aiutano ad organizzare le nostre attività di vendita e mantenere sempre attiva e sotto controllo la nostra relazione con la persona.
Sempre nella scheda centrale, Selly Erp elenca la cronologia di tutte le attività fatte nel tempo e tutte le email scambiate con la persone.
Non solo, vengono riportate in questa sezione anche i link a tutti i documenti di vendita che sono stati creati e che hanno ovviamente una relazione con il contatto che stiamo visualizzando. Per esempio se facciamo un preventivo, nella scheda del contratto troveremo il link al documento. Idem per un'opportunità o un'ordine di vendita. In pratica Selly Erp collega automaticamente tutte le transazioni fatte con la persona.
Tutte le attività che inseriamo su Selly Erp, nella scheda contatto o in qualsiasi altra procedura del sistema, vengono riassunte nelle dashboard principali. In questo modo possiamo sempre vedere le cose che dobbiamo fare, gli appuntamenti, le opportunità in chiusura questo mese.
